Une assemblée générale de copropriété mal convoquée est une assemblée dont les décisions peuvent tomber. En Algérie, le décret exécutif n° 14-99 fixe précisément qui convoque, dans quel délai, sous quelle forme et avec quelles pièces jointes. Ce guide reprend chaque exigence, propose une structure type de convocation, et signale les erreurs qui fragilisent les délibérations.
Qui convoque l'assemblée générale
La convocation est envoyée par l'administrateur (le syndic), de sa propre initiative ou à la demande des copropriétaires ou occupants. L'assemblée se réunit obligatoirement au moins une fois par an, dans les trois mois suivant la clôture de l'exercice, et aussi souvent que nécessaire en dehors de cette réunion annuelle.
Cas particulier de l'immeuble neuf : la toute première assemblée est convoquée par le promoteur-vendeur ou l'administrateur transitoire qu'il a désigné, au plus tard un mois après la constitution de la collectivité des copropriétaires. Elle nomme l'administrateur, fixe sa rémunération et arrête le budget prévisionnel — le détail est dans notre guide de la gestion transitoire du promoteur.
Le délai : quinze jours, sauf urgence
La convocation doit parvenir aux copropriétaires au moins quinze jours avant la réunion, sauf cas d'urgence. Deux modes de notification sont admis :
- la lettre recommandée avec accusé de réception ;
- la remise contre émargement d'un registre de convocation.
Le même calendrier gouverne l'ordre du jour : tout copropriétaire ou occupant peut demander l'inscription d'un point quinze jours avant la réunion, et un point ainsi ajouté doit être notifié à l'ensemble des copropriétaires au moins huit jours avant la réunion, accompagné des documents s'y rapportant.
Si le quorum des deux tiers n'est pas atteint le jour J, une seconde réunion se tient dans un délai de huit jours et délibère quel que soit le nombre de présents — les règles de quorum et de majorité sont détaillées dans notre guide complet de l'assemblée générale.
Les mentions obligatoires de la convocation
La convocation doit obligatoirement indiquer :
- Le lieu de la réunion ;
- La date et l'heure ;
- Les questions inscrites à l'ordre du jour.
Ce troisième point est décisif : l'assemblée ne peut délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour et régulièrement notifiés. Une décision prise sur un point non annoncé est irrégulière — et donc contestable devant le tribunal dans les deux mois de la notification du procès-verbal.
Les documents à joindre selon l'ordre du jour
Certaines pièces doivent accompagner la convocation, en fonction de l'objet de la réunion :
- Approbation des comptes : les recettes et dépenses de l'exercice écoulé, l'état des dettes et créances, et la situation de trésorerie ;
- Vote du budget : le budget prévisionnel du prochain exercice ;
- Approbation d'un devis ou d'un marché de travaux : les conditions essentielles du contrat proposé.
Envoyer la convocation sans ces annexes revient à demander un vote à l'aveugle — et fragilise la délibération correspondante.
Structure type d'une convocation conforme
Une convocation complète contient, dans l'ordre :
- L'expéditeur : nom et qualité de l'administrateur (ou de l'administrateur transitoire) ;
- Le destinataire : le copropriétaire, identifié avec son ou ses lots ;
- Lieu, date et heure de la réunion ;
- L'ordre du jour numéroté, point par point — chaque question sur laquelle un vote est attendu doit y figurer explicitement ;
- La liste des documents joints (comptes, budget, devis, selon l'objet) ;
- Le rappel du mécanisme de quorum : à défaut des deux tiers, seconde réunion sous huit jours, qui délibère quel que soit le nombre de présents — l'indiquer dès la convocation évite une seconde campagne de notification contestable ;
- La possibilité de se faire représenter par mandataire (une seule délégation par mandataire ; l'administrateur et son conjoint ne peuvent être mandataires).
Modèle de convocation à adapter
Le modèle ci-dessous reprend cette structure. Remplacez les champs entre crochets et adaptez l'ordre du jour à votre réunion — c'est un canevas de rédaction, pas un formulaire officiel : le décret 14-99 impose les mentions, pas une mise en forme.
[Nom de l'administrateur / du cabinet]
Administrateur de la copropriété [nom et adresse de la résidence]
À l'attention de [nom du copropriétaire] — lot(s) n° [numéros de lots]
Objet : convocation à l'assemblée générale des copropriétaires
Madame, Monsieur,
Vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale des copropriétaires qui se tiendra :
Lieu : [adresse précise de la réunion]
Date : [jour, date] — Heure : [heure]
Ordre du jour :
1. [Approbation des comptes de l'exercice clos — documents joints]
2. [Vote du budget prévisionnel — document joint]
3. [Autre point soumis au vote, un point par décision]
Documents joints à la présente convocation :
[Liste des annexes : recettes et dépenses, état des dettes et créances,
situation de trésorerie, budget prévisionnel, conditions essentielles
du marché de travaux, selon l'objet de la réunion]
Si le quorum des deux tiers des membres, présents ou représentés, n'est
pas atteint, une seconde réunion se tiendra le [date, dans les huit
jours], au même lieu et à la même heure, et délibérera valablement quel
que soit le nombre de présents.
Vous pouvez vous faire représenter par un mandataire de votre choix
(une seule délégation par mandataire ; l'administrateur et son conjoint
ne peuvent recevoir de mandat).
Fait à [ville], le [date d'envoi — au moins quinze jours avant la réunion]
[Signature de l'administrateur]
Notifiez ce courrier par lettre recommandée avec accusé de réception, ou remettez-le contre émargement du registre de convocation, et conservez la preuve : c'est elle qui établit le respect du délai de quinze jours.
Les erreurs qui fragilisent l'assemblée
- Délai non respecté : une convocation à moins de quinze jours (hors urgence) expose toutes les délibérations à contestation.
- Ordre du jour vague : « questions diverses » ne couvre aucun vote. Chaque décision doit correspondre à un point explicitement inscrit.
- Annexes manquantes : approuver des comptes jamais communiqués, voter un budget jamais transmis.
- Preuve d'envoi absente : sans accusé de réception ni registre émargé, impossible d'établir que la convocation est parvenue dans les délais.
- Point ajouté notifié trop tard : un point inscrit à la demande d'un copropriétaire doit être re-notifié à tous au moins huit jours avant, avec ses documents.
C'est une mécanique de traçabilité plus que de rédaction : délais, preuves d'envoi, annexes, points votés. Le module d'assemblées générales de Darna-One suit cette chaîne de bout en bout — convocations horodatées, ordre du jour structuré, votes résolution par résolution, PV notifié — pour que chaque délibération résiste à une contestation.
Pour le voir sur vos propres cas — une convocation, l'ordre du jour et la traçabilité jusqu'au PV — demandez une démonstration.
FAQ
Que doit contenir une convocation d'assemblée générale ?
Le lieu, la date, l'heure et les questions inscrites à l'ordre du jour. Selon l'objet de la réunion, elle doit être accompagnée des comptes de l'exercice, du budget prévisionnel ou des conditions essentielles du marché de travaux soumis au vote.
Un copropriétaire peut-il ajouter un point à l'ordre du jour ?
Oui, en le demandant quinze jours avant la réunion. Le point ajouté doit alors être notifié à l'ensemble des copropriétaires au moins huit jours avant la réunion, avec les documents s'y rapportant.
Que se passe-t-il si le quorum n'est pas atteint ?
Une seconde réunion se tient dans un délai de huit jours et délibère valablement quel que soit le nombre de copropriétaires présents ou représentés.
Une décision votée sur un point non inscrit à l'ordre du jour est-elle valable ?
Non. L'assemblée ne peut délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour et régulièrement notifiés. Une décision prise hors ordre du jour est irrégulière et contestable dans les deux mois de la notification du procès-verbal.